Configuração de Ocorrências e dos Níveis de Aprovação

Tags: ocorrência nível aprovação

Para que servem as "Ocorrências"?

Explicação: As ocorrências são formas de criar níves de supervisão e autonomia, para limitar o acesso dos Operadores à determinadas ações ou processos que são considerados sensíveis, ou que podem implicar em certos riscos, caso não haja controle adequado. Os nomes das ocorrências são auto-explicativos e acontecem em momentos diferentes, conforme cada necessidade. As ocorrências são usadas em situações como:

  • Impedir ou limitar a venda para clientes com problemas financeiros (inadimplente, limite de crédito excedido, consulta de crédito ausente e etc);
  • Impedir ou limitar a liberação de descontos que estejam fora da política ou tabeça de preços;
  • Impedir ou limitar abertua de venda para clientes de outros operadores;
  • Impedir ou limitar a abertura de uma Nota Fiscal já gerada;

Dentre muitos outros.

O objetivo deste recurso é permitir que a empresa crie seus próprios controles e regras de forma personalizada e de acordo com seus processos internos, de modo que os operadores sempre sigam as políticas de trabalho estabelecidas. As "Ocorrências" tem a característica de serem liberadas conforme a autonomia de cada usuário. Como por exemplo:

  • O usuário responsável pelo Caixa não pode aceitar o recebimento em Cheque de um cliente. Essa forma de pagamento será liberada somente através do Usuário/Senha do Gerente Finaceiro ou do Diretor da Empresa.
  • O usuário "A" não poderá emitir uma venda para determinado cliente, pois este cliente está carteirizado para o usuário B. Somente o Gerente Comercial poderá liberar essa venda.
  • Somente o Diretor da empresa poderá reabrir um Caixa que já foi encerrado.
  • Somente o Gerente de Vendas poderá reabrir um Pedido já encerrado.

Os casos acima são exemplos de algumas formas que as ocorrências podem auxiliar a empresa a estabelecer limites e níveis de permissões entre seus usuários, para evitar erros operacionais, falha em seus processos e até mesmo desvios de conduta.

IMPORTANTE: Devido às políticas de segurança, a equipe de atendimento da SOMA Soluções não tem permissão para liberar qualquer tipo de ocorrência para os usuários sem a autorização formal do cliente, por e-mail, sempre através de um responsável pela empresa ou setor. O responsável deverá encaminhar um e-mail para: [email protected], descrevendo qual ocorrência deve ser liberada e para qual usuário.

Configurando as Ocorrências:

Acessar: Cadastro > Financeiro > Ocorrência

Para melhor visualização, maximize a tela. Será exibida uma coluna com o título "Nível aprovação", onde cada ocorrência terá um número atribuído a si. Esse número é o "nível" mínimo de permissão que o Operador deve ter para que seu usuário e senha possa liberar tal ocorrência. Caso desejar alterar esse nível, basta dar 2 cliques na ocorrência, digitar o número para nível que desejar e clicar em Gravar.

Configurando o Operador:

Acessar: Operador > Cadastro de Operadores (em seguida, localizar o nome do Operador desejado e dar 2 cliques).

Localizar o campo "Nível de Aprovação". Abaixo deste campo, o box "Autonomia de Supervisor" deve ser marcado, e logo à sua frente o campo em branco deve ser preenchido com o número correspondente ao Nível de Aprovação que será atribuído ao Operador.

Importante: Ao atribuir um Nível de Aprovação ao Operador, este passará a ter permissão para liberar todas as ocorrências que estiverem configuradas com níveis de aprovações IGUAIS ou INFERIORES ao nível que lhe foi atribuído. Ou seja, ao conceder permissão de Nível 10, o Operador passará a conseguir liberar ocorrências de níveis 0 a 10. Ocorrências de nível 11 em diante permanecem bloqueadas.

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